Privacyverklaring

Wie zijn wij

eersteofferte.nl is een website van Studio Levai, Stellingmolen 27, 2665 ST Bleiswijk, KvK 42167359. Het programma achter deze website is eerstefactuur, op app.eerstefactuur.nl. Vragen over je gegevens? Mail naar support@eerstefactuur.nl.

Deze website

Deze website gebruikt geen cookies en geen tracking: geen analytics, geen advertenties.

• De website draait bij Cloudflare. Cloudflare ziet je IP-adres om de pagina af te leveren en aanvallen tegen te houden
• Het lettertype Plus Jakarta Sans komt van Google Fonts. Je browser maakt daarvoor contact met Google (VS), dat daarbij je IP-adres ziet
• De demo-offerte werkt alleen in je browser. Wat je invult, ook een logo dat je kiest, gaat nergens heen en wordt niet opgeslagen
• Mail je ons, dan gebruiken we je mail alleen om je te antwoorden

Het programma: jouw gegevens

Maak je een account aan op app.eerstefactuur.nl, dan bewaren we:

• je e-mailadres, je voornaam en je wachtwoord (dat alleen versleuteld, als hash)
• je bedrijfsgegevens: handelsnaam, adres, KvK, btw-nummer, IBAN, e-mail en telefoon
• wat je uploadt: je logo, je handtekening, je algemene voorwaarden en bonnen
• je pakket en je betalingen via Mollie, met je toestemming voor automatisch afschrijven
• je berichten aan ons via Hulp & contact
• een logboek van beheer, en van wie heeft meegekeken als jij daar toestemming voor gaf

We gebruiken dit om het programma te leveren en je abonnement af te rekenen (de overeenkomst met jou), voor onze eigen administratie (een wettelijke plicht) en om het programma veilig te houden (ons gerechtvaardigd belang).

Het programma: de gegevens van jouw klanten

In het programma zet je ook gegevens van je eigen klanten: naam, contactpersoon, adres, e-mail, telefoon, btw-nummer, KvK, je facturen en offertes, uren, kilometers en projecten. Geeft je klant online akkoord op een offerte, dan bewaren we zijn naam, zijn keuze en een versleuteld IP-adres.

Voor deze gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: we gebruiken ze alleen om het programma voor jou te laten werken. We leggen dit vast in een verwerkersovereenkomst.

Mails die via eerstefactuur worden verstuurd

Krijg je een factuur, offerte of herinnering die via eerstefactuur is verstuurd? Dan bewaren we of de mail is afgeleverd (dat horen we van Resend). Heeft de afzender de extra Mail volgen aan, dan bewaren we ook wanneer je het document via de link of de knop bekijkt, het soort apparaat (bijvoorbeeld "iPhone · Safari") en een ingekort, onherkenbaar gemaakt netwerkkenmerk. Je volledige IP-adres bewaren we niet. We gebruiken geen trackingpixel en geen cookies in de mail. Alleen de afzender ziet deze gegevens, zodat hij weet of zijn document is aangekomen. Na 12 maanden worden ze gewist. Onderaan de mail en op de online pagina staat dat dit gebeurt.

Waar je gegevens staan en met wie we werken

Je gegevens worden opgeslagen in de EU: de database en je bestanden staan bij Supabase, in Frankfurt. Daarnaast werken we met:

• Cloudflare: hosting van de website en het programma, en het ontvangen van bonnen per mail. Verzoeken kunnen via servers buiten de EU lopen
• Resend: het versturen van mails uit het programma, vanuit de EU
• Mollie: betalingen (Nederland)
• Anthropic (Claude): het lezen van documenten met AI, zoals bonnen, alleen als jij dat zelf aanzet in Instellingen
• PDOK, een dienst van de overheid: alleen de postcode en het huisnummer, om een adres in te vullen
• Google Fonts: het lettertype in de website en het programma

Cloudflare, Resend, Anthropic en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan er gegevens naar de VS, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de EU. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.

Cookies in het programma

Het programma gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te werken: om je ingelogd te houden, om te onthouden of je de lichte of donkere weergave gebruikt, en kort tijdens het koppelen van Mollie. Geen tracking en geen advertentiecookies.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Zolang je account bestaat. Zeg je op, dan bewaren we alles nog 3 maanden: zo kun je alles downloaden of terugzetten. Daarna wissen we het definitief.

Let op: als ondernemer moet je je administratie 7 jaar bewaren. Download je facturen dus voordat die 3 maanden voorbij zijn. De facturen die wij jou sturen voor je pakket bewaren we zelf in onze administratie, zolang de wet dat vraagt.

Beveiliging

De verbinding is altijd versleuteld (https). Wachtwoorden bewaren we alleen als hash. Meekijken voor hulp kan alleen als jij daar toestemming voor geeft, voor 1, 3, 7, 14 of 30 dagen, alleen-lezen, en je ziet wie er heeft meegekeken en wanneer.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, ze meenemen naar een andere dienst en bezwaar maken tegen een verwerking. Mail daarvoor naar support@eerstefactuur.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.